Onderstaande stappen vatten de belangrijkste stappen samen bij de inrichting van BI Governance team:
1. Identificeer een executive sponsor voor BI Governance, bij voorkeur de CFO of CIO. Dit levert kredietwaardigheid op voor het team bij de business en hiermee wordt het budget ook al redelijk toegekend;
2. Identificeer alle business stakeholders binnen de organisatie – verzoek een representatieve deelnemers vanuit elke afdeling/businesline – en bespreek met hen alle voordelen van BI Governance. Benoem op welke wijze BI Governance hen helpt bij het oplossen van informatievragen en –problemen in hun bedrijfsvoering;
3. Definieer taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden (TVB’s) van deze groep – zij worden de gedelegeerde sponsor van een of meerdere projecten voor hun afdeling of businessline. Zij zullen ook een leidende rol krijgen in het toewijzen van taken aan anderen zoals requirements definities, assistentie bij testen en het accepteren van de front-end uitrol;
4. Identificeer IT stakeholders;
5. Definieer de TVB’s van de IT resources (taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden);
6. Haal commitment en ondersteuning bij IT architecten en het projectbureau;
7. Start de BI Governance groep – plan een vergadering om een missie en strategie op te stellen en ontwikkel een BI Governance Handvest waarin deze strategie en doelstellingen zijn opgenomen;
8. Stel een vast vergaderschema op en een communicatieplan;
9. Maak een BI Roadmap – overzicht van alle lopende en geplande initiatieven – met een BI stappenplan. Bepaal tevens de onderlinge afhankelijkheid, de precedenten en identificeer gezamenlijke business initiatieven;
10. Haal een handtekening – zorg de acceptatie en de goedkeuring voor de uitvoering van de BI roadmap.
BI Governance: de rol van de business
Maar al te vaak stelt de business wel eisen aan technologie-eisen, prestaties, maar weigeren zij de IT afdeling ondersteuning te bieden door deskundigen beschikbaar te stellen bij de ontwikkeling of implementatie van BI. Dit introduceert een risico voor IT, die vaak tot inhuur van externen leidt, de voortgang vertraagd hetgeen niet in het belang van het project of de organisaties is.
De rollen die zijn vereist door de business voor een effectieve inzet van BI Governance zijn:
· Het aanbrengen van eigen initiatieven in het BI Governance team.
· Participatie in zes belangrijke stappen:
1. Data Modellering – het helpen van de data modelleerder inzicht te verschaffen in de bedrijfsprocessen en toekomstige scenario’s. Zij zijn ook de eigenaar van de metadata objectbeschrijvingen.
2. Data integratie – voorzien van de kennis van data en op welke wijze deze betrekking hebben op de bedrijfsprocessen (source-targetmapping). Dit helpt de data steward om data de laden.
3. Datakwaliteit – de business bepaalt de criteria en het data kwaliteit beleid.
4. Ontwerpen en standaarden – naamgevingconventies, mapstructuren, documentatie-eisen. Zij zijn van grote waarde voor het opstellen van richtlijnen en het maken van extra rapportages (in business termen) ter ondersteuning aan de eindgebruiker.
5. BI tool selectie – als super user hebben ze eisen ten aanzien van de bruikbaarheid van een tool vanuit een business perspectief.
6. Acceptatietesten – Dit is bepalend voor de mate van de gebruikerservaring. Hoe toegankelijk is het nieuwe systeem voor gebruikers.
Traditioneel is de IT rol in BI-Governance die van projectmanagement en gericht op de technisch realisatie. In zijn algemeenheid moet IT belangrijke beslissingen nemen, zoals:
1. Het selecteren van de juiste tools
2. Het definiëren van de BI-architectuur
3. Vaststelling van de juiste infrastructuur
4. Datamodellering
5. Data Integratie
6. Uitvoering van de standaarden zoals gedefinieerd door de BI Governance groep
7. Training van de gebruikers
8. Coördinatie, ondersteuning en onderhoud over de business afdelingen.
Belangrijkste raakvlakken in activiteiten
De business en IT komen elkaar bij goed BI Governance beleid vaak tegen. De mate samenwerking bepaalt in hoge mate het succes van de oplossing.
Leiderschap is cruciaal voor het succes van elk BI project/proces. Van een projectmanager wordt meer verwacht dan alleen het definiëren en plannen van het project. Men verwacht ook sterk leiderschap met een duidelijke methodiek hoe projecten te besturen.
Data Modeling is een erg zichtbaar onderdeel van het BI Governance model om de business te laten participeren in modelleersessie. Dit zorgt voor een goede kennisoverdracht van de kenmerken van de bedrijfsprocessen.
Data Integratie specialisten werken nauw samen met de specialisten van de business om ervoor te zorgen dat de juiste infrastructuur wordt geïmplementeerd. Traditioneel is tool selectie het domein van IT, echter meer en meer, is deze verantwoordelijkheid naar de business verschoven, al dan niet gefaciliteerd door de Projectmanager.
Data Integration omvat ook de data integratie architectuur en de implementatie van de ETL en het data kwaliteit-beleid.
De vertegenwoordiger van de Enterprise Architectuur is een belangrijk persoon binnen de BI Governance groep om te bepalen hoe de BI-architectuur past binnen de onderneming, en hoe de kosten en de prestaties van elke BI initiatief op de kosten en de prestaties van andere initiatieven van invloed zijn.
De BI Front-end werkzaamheden zijn ook een gezamenlijke inspanning tussen de vertegenwoordigers van de business en IT. IT vergemakkelijkt de keuze van de BI-tool want zij zijn het beste in staat om de lange termijn waarde van het product in termen van schaalbaarheid en uitbreidbaarheid aan de business uit te leggen.
Opleiding is een belangrijke rol die ligt tussen IT en de Business. Trainingsmateriaal neemt een aanzienlijke hoeveelheid voorbereidingstijd in beslag en wordt vaak ineffectieve opgesteld (of vaker dan een keer opnieuw), met als gevaar geen acceptatie van het BI product door de gebruikers.
Een goed compromis voor IT en de business is samen te werken in het ontwikkelen van het cursusmateriaal. Denk aan een trainer-trainer opleiding vanuit IT. Vervolgens kan men deze trainer hulp te bieden bij het leren van de business te werken met het BI product.
