BI Goverance ook in 2010 van groot belang

Als je overtuigd bent dat BI een goede volgende stap is, maar je weet niet precies hoe en wat en waar te beginnen, dan is dat begrijpelijk. Er is geen twijfel – BI is ingewikkeld!

Het doel van BI is relatief recht toe, recht aan – gebruik data om de bedrijfsvoering te verbeteren. Het klink eenvoudig, maar slechts een beperkt aantal ondernemingen heeft daadwerkelijk haar BI volwassenheidsdoelstellingen gehaald.

Wat maakt een BI implementatie zo’n uitdaging?

Het technische deel van BI is al verbijstering. In deze 21^e eeuw hebben we heel veel toolkeuzes, en moet besloten worden welke tool wat kan en moet worden ingezet. Het is bijna ontmoedigend!

Het goede nieuws is dat veel tools behoorlijk volwassen zijn en veel voorstanders en gebruikersgroepen hebben. Welk product je ook kiest, het kan worden aangepast naar jouw wensen, omgeving en groeit mee met de onderneming. Netwerkbandbreedte, server capaciteit en andere technische opstakels zijn van belang, maar vormen niet langer de kritieke succesfactor voor een succesvolle BI strategie.

The Key is Governance!

Het draait om BI Governance – definiëren en implementeren van een infrastructuur die de bedrijfsdoelstellingen behartigen. Deze infrastructuur omvat hardware, software, mensen en de strategie, die nodig is om de juiste informatie te achterhalen uit steeds groter wordende hoeveelheid gegevens.

Om het BI Governance proces te begrijpen, heeft u inzicht nodig in de ontwikkeling van Business Intelligence. Veel ondernemingen plaatsen Business Intelligence in een probleem/oplossing kader. Als zich een probleem voordoet wordt dit geanalyseerd, en wordt de oplossing nog te gezocht in een tool, data mart of data warehouse. Men schaft die zaken aan en voilà je hebt business intelligence. Helaas, zo werkt het niet.

Waarom Governance?

Business Intelligence is niet een eenmalig project, het is eerder een bedrijfsfunctie, en een levenslange proces. Aangezien het bedrijf zich ontwikkelt en veranderd, veranderen ook de BI-eisen. Governance is cruciaal in de huidige uitdagingen rond afnemende IT-budgetten, en de toenemende vraag naar IT-capaciteit en -diensten.

Om ervoor te zorgen dat alle BI-initiatieven in elkaar blijven passen en voldoen aan dezelfde omschrijvingen en normen, is een BI Governance-kader of handvest essentieel.
De twee belangrijkste uitdagingen van BI/IT-afdelingen in 2010 zijn (opnieuw):
1. Efficiency
2. Afstemming met de business

Aangezien de meeste CIO’s worstelen om te voldoen aan beide doelstellingen raken Quality Assurance (QA) en Governance gemakkelijk naar de achtergrond. Formele governance processen worden steeds belangrijker in de poging alle vragen uit de business goed te prioriteren en categoriseren.

Governance wordt ook succesvol ingezet worden bij het in lijn brengen van de IT organisatie in relatie tot de strategische doelstellingen van de ondermening. Men stimuleert een discussie tussen de corporate stakeholders over de keuze voor projecten. Alleen de project die in potentie de hoogste bijdrage aan de onderneming opbrengen worden geselecteerd en uitgevoerd.

IT Governance and Business Intelligence

Terwijl het IT Governance-proces zeer goed werkt voor individuele projecten of initiatieven, zijn ze voor bepaalde programma's, zoals Business Intelligence, moeilijker inpasbaar, met name omdat BI dwars door de organisatie is toegepast. Om de integratie van BI in alle IT-programma’s in te passen is BI Governance nodig.

Het doel van BI Governance is het scheppen van een kader voor BI grondbeginselen en uitgangspunten, het besluitvormingsproces, en het beheer en toezicht rondom:

·          Steeds veranderende behoeften van de BI-gebruikers;

·          Selectie van BI-systemen, instrumenten;

·          Voortgang van de business intelligence en datawarehouse-implementaties;

·          Beheer BI acceptatie door gebruikers;

·          Resolutie van problemen kwaliteit van de gegevens;

·          Verhoging uitvoerende besef van de waarde van BI;

·          BI roadmaps;

·          Governance van BI-programma's en projecten;

 

BI Governance toetst prioriteiten van BI verzoeken langs verschillende criteria, zoals:

·          Project ROI

·          Organisatorisch Budget

·          Interne deskundigheid

·          Project Resource / Beschikbaarheid

·          IT Infrastructure Capaciteit

·          Enterprise Strategic Value

BI Governance inzichten

BI Governance wordt bekeken vanuit drie perspectieven:

1.     Richtlijnen – voor het definiëren van architectuur, standaarden en best practices binnen BI;

2.     Besluitvorming – een prioriteringsmechanisme dat projecten goedkeurt, afwijst op basis van specifieke criteria;

3.     Rolverdeling – ten behoeve van het realiseren van een goede samenwerking en onderhandeling over verantwoordelijkheden tussen IT en de business.

Verantwoording van BI Governance

Er bestaat een beeld dat het implementeren van BI Governance vooral kostbaar en complex is zonder veel resultaat en meerwaarde. Toch ondersteunt BI Governance bij:

·          het slaan van een brug tussen corporate strategie en de strategie implementatie. Ongeveer 70% van alle strategische doelen heeft een BI/IT component en vereist een BI/IT initiatief. BI Governance ondersteunt hierbij.

·          Het documenteren van een projectplan, inzichtelijk maken van benodigde mensen en middelen, om vervolgens te bepalen wat de organisatie bereidheid is om te starten.

·          Een goed BI-Governance proces leidt ook tot goed Change Management, Kwaliteitszorg (QA) en opleidingsbeleid waardoor de acceptatie door gebruikers wordt vergemakkelijkt. Dit bevordert het gebruikt van BI. Dit is een belangrijke stap bij het minimaliseren van weerstand tegen nieuwe technologieën bij gebruikers.

·          Bij het stimuleren van samenwerking in besluiten rondom infrastructuur vanuit business en IT perspectief. Dit verhoogt de kans op de keuze voor het juiste product (tool) doordat voor beide partijen de wensen en eisen in kaart zijn gebracht en het product dus voor beide voldoet.

·          BI Governance wordt algemeen gezien als een IT-functie. In theorie klopt dit, echter in werkelijkheid zit BI juist stevig tussen IT en de business in. Om die reden is BI Governance een grote katalysator in de afstemming tussen beide partijen.

Actionable BI

“Forrester Research en IDC doen beiden research naar de overlap en samensmelting van BI en BPM (Business Process Management). IDC heeft de term Intelligent Process Automation (IPA) gelanceerd om deze beide markten te convergeren en te combineren. Beide onderzoeksbureaus’s benoemen de stijgende behoefte om BI Actionable te maken en process verbeteringen herhaalbaar te maken.”

De financiële verstoring kan belofte voor BI waarmaken, maar het zal BI ook veranderen: enkele grote hulpmiddelen worden meer kleine hulpmiddelen, minder analisten en meer zakelijke gebruikers, en tenslotte waardering voor menselijke intelligentie. De financiele crisis heeft geleidt tot veel opschudding bij bedrijven en met de verdere uitbreding beoordeelt men welke gevolgen deze economische crisis heeft op de besteding van informatietechnologie. Met name ´gehypte´ technologieen worden met argusogen bekritiseerd. Maar toch heeft het dalen van de economische welstand het toegelaten nieuwe technologien een kans te geven.

In de tweede helft van 2008 is er een significate verhoging van interesse waarneembaar op het vlak van business intelligence en hoe dit een waardevol hulpmiddel voor bedrijven is die in deze taaie economische tijden de concurrentie voor willen blijven. Waarom? BI dient twee doelen: de mogelijkheid om gegevens toe te passen om betere beslissingen te kunnen nemen – en de kracht om verder crisissen te voorkomen voordat zij het kritieke stadium bereiken.

Dit betekent een nieuwe uitdaging voor organisaties om het juiste talent te werven. Een Catch 22: de vraag naar meer BI kennis en vaardigheden versus de top-down druk op kostenreductie. Hierbij is outsourcing van BI zeker niet de oplossing. De vaardigheden groeien meer naar een centrale rol binnen de bedrijfsprocessen – denk aan begrip van de kernprocessen van een organisatie, verregaande analyses, event processing en business insight over processen en de medewerkerpopulatie heen.

Dit is Actional Information volgens Kadenza.

Toegepaste informatievoorziening is geen ‘One version of the truth’!

Actionable Information is data waarvan de eigen waarde naar boven is gehaald en in context is geplaatst en vergeleken is met andere gegevenselementen zodat het informatie wordt. Het halen van waardevolle en direct toepasbare bedrijfsinformatie (Actionable Information) uit opgeslagen data is de eerste prioriteit van Business Intelligence, om rechtstreeks bedrijfsvoordelen en betere resultaten te behalen.

De output van het systeem moet betrouwbaar zijn, binnen de context geplaatst worden en op de juiste tijd geleverd worden. De informatie moet niet afzonderlijk, maar in relatie tot andere variabelen en in historische perspectief en voorspelde trends worden bekeken. De Actional Information is gemakkelijk inpasbaar in het werkproces en eenvoudig te delen met collega's. Om vertrouwen te generen is de betrouwbaarheid van zeer groot belang.

het steeds groter wordende probleem van onjuiste en inconsistente data wordt door de meeste organisaties verkleint door meer en meer te investeren in strak-geïntegreerde gegevenskwaliteit, dataintegratie, meta-data, en semantische technologie. Maar de meesten organisaties hebben nog een lange weg te gaan voordat de werknemers de zelfde taal spreken en dezelfde concepten hanteren. En het zal nog langer duren alvorens er een gemeenschappelijke mening is over het bedrijfsecosysteem en dat van partners, klanten, leveranciers en overheidinstanties.

Paradoxaal is dat naarmate we dichter bij „één versie van de waarheid " proberen te komen, het duidelijk zal zijn dat een dergelijk credo niet bestaat. In de snel bewegende, complexe wereld van vandaag, zal de natuurlijke divergentie van advies over wat er gebeurt, wat de prioriteiten zijn en wat zou moeten veranderen, juist niet veranderen. Uiteindelijk hebben organisaties niet dat doel. Een diversitieit in adviezen en ideeen is juist essentieel voor overleving.

Vanzelfsprekend is dit geen vrijbrief om niet te streven naar betere ‘feiten’. Zowel op de werkvloer als tactisch en strategisch niveau wordt nog te veel gedisucssieerd in een vacuum zonder ter plaatse te kijken om te zien wat er precies gebeurd. Echter, nog altijd zijn de beste feiten in de wereld onderworpen aan verschillende interpretaties en (gelukkig) zijn verschillende definities van ‘succes’ en meerdere routes daar te komen.

De echte uitdaging voor informatiesystemen in de nabije toekomst is daarmee de capactieit om aan deze ambiguiteit het hoofd te bieden. Darwin wist dit al door die organismen die in staat zijn succesvol te veranderen met hun omgeving meer overlevingskansen toe te dichten. Zolang het geheel van het BI systeem – het BI eco-systeem – voldoende richting geeft om op gecoordineerde wijze voorwaarts te gaan, moeten alle verschillende ‘versies van de waarheid’ naast elkaar kunnen bestaan.

In de praktijk is een sterke uitvoerende leiding voor BI (en Actional Intelligence) essentieel. Maar daarmee onstaat het gevaar dat het project/functie sterk verbonden is aan een bepaalde leider. En wanneer die persoon vertrekt (bij voorkeur nadat de omzet flink is gestegen), zal de opvolger instinctief voor een andere technologie en meetwaarden kiezen om deze managementverandering goed te markeren.

In het licht van meerdere versies van de waarheid is het ei van Columbus eenvoudig: niemand rommelt met de winstgevendheid! Een nieuwe manager / managementvisie is geintroduceert en zal een nieuwe set meerwaarden met zich meebrengen. Geen probleem: aangezien niemand het belang van de winstgevendheid zal bedisucssieren.

De ‘winstgevendheid’ is daarmee een sterke basis om het systeem verder op door te ontwikkelen. De hoop is dat nieuw management het systeem zal gebruiken om op basis van nieuwe meetwaarden het geheel op een hoger plan brengen, door inzicht in nieuwe actoren die de winstgevendheid beinvloeden te onderzoeken, wordt het systeem eerder verder uitgebreid, dan ontmanteld.

Zie hier de succesvolle verandering.

Search en Business Intelligence in Google Squared

De combinatie is er dus sinds kort op experimentele wijze. Google Squared (http://www.google.com/squared) is de kracht van google met de inhoudelijke resultaten in tabelvorm. Google is in staat informatie, vooral ongestructureerd, te om te zetten en te vertalen tot gestructureerde data en deze in tabelvorm aan te bieden.

Het geheel valt onder Google Labs en is dus nog een redelijk experimenteel en/of Beta product, maar de link naar BI is snel gemaakt.

 

Stel je voor dat deze technologie is staat is binnen een organisatie email, netwerkdocumenten en overige CMS’en te ontsluiten, dan kan snel per klant of product informatie worden gevonden.

Business Intelligence: Generations

Er tekent zich een Generatiekloof af binnen de wereld van BI. Reeds eerder betrapte ik mijn vader op zijn pc met tientallen mapjes en directories om al zijn documenten voor zijn werk (hij staat voor de klas) te ordenen, klas 2b, vak beeldend, etc. etc. De zoekfunctie kent hij niet en bovendien worden emails bij voorkeur geprint of in worddocumenten onder het juiste mapje geschaard.

Ik, daarintegen, ben weer van een iets latere generatie. Mijn Outlook is archief en email tegelijk, en heb nog een paar onbeduidende mapjes. Maar mijn jongere nichtje kent alleen maar Search! (Google desktop search, windows search). Ik wordt nog een beetje kriegelig als ik niet precies weet waar mijn muziekbestanden staan (ipod, music libriary, etc.), maar daar heeft zij geen last van.

Dit zien we ook bij BI. De rapportages moeten gestuctureerd zijn, geformateerd, vooraf gedefinieerd. Ik herken hier veel van mijn vader. De flexibiliteit die men wenst moet zeer strak omkaderd zijn, want stel je raakt de weg kwijt.

Toch zijn de meest recente BI producten geschoeid op de werkwijze zoals de mijne of zelfs zoals die van mijn nichtje. Dit betekent dat we nog te veel tijd kwijt zijn om in allerlei flexibele producten, de standaard formaten te definieren. Hoe flexibel zijn we?

De huidige generatie BI opdrachtgevers (let op: niet gebruikers) moet maar 'ns met pensioen. Drillen is zo 2001 en tegenwoordig is het vrij kunnen navigeren door data (SQL 2008, Polar en QlikView) de trend. Geen formats, maar exploreren!

Focus op de data en de informatie en steeds minder op de vaste structuren.

KIES NU! Consultancy of Management (or not!)

Na een periode radiostilte en nieuwe positie bij Kadenza - Specialist in Enterprise Intelligence - is het opnieuw tijd voor een bericht. Dit voorjaar geen Gartner bezoekje, maar slechts een matige BO XI 3 release event bij Nijenrode. Ik heb me toegelegd op de aansturing en motivatie van ruim 40 ervaren BI&DWH consultants.

In 2003 ben in getest op mijn kwaliteiten. In die tijd stond ik op de tweesprong; management of businessconsultancy (in de Business Intelligence). Resultaat: Beide opties zijn prima haalbaal, maar belangrijker: KIES NU! Die keuze is toen management geworden. Een goede! Sinds die tijd heb ik diverse BI-teams aangestuurd en bleek projectmanagement en interm-managementtaken bij me te passen.

Echter, gisterenmiddag heb ik, sinds lange tijd, samen met een grote internationale klant uit de uitzendbranche, een brainstorm sessie gehad in de 'Kadenza Villa' - een rustig ingerichte villa om de gedachten eens te verzetten.

Doelstelling: ontwikkel een BI roadmap met aanvalsplan om de centrale (nationale) organisatie en diverse nationale 'labels' te voorzien van passende BI, waarvan de Value Disciplines (Treacy and Wiersema 1994) per label verschillend zijn en de maturiteit/life-cycle van 'Question Mark' tot 'Cash Cow' varieert. Een zeer boeiende middag die volgende week wordt voortgezet. Alle registers werden opengetrokken. Denk aan organisatieprocessen en -veranderingen, tools en technieken, rol van BI governance en privancy, etc., etc.

Wie zegt dat management (verandering, organisatieprocessen) en business consultancy (informatievoorziening en bedrijfsprocessen) niet samengaan?

Tot later...

Cognos & Harry

Ter afsluiting van het centrale ochtendprogramma werd het Cognos-publiek nog even stevig aangepakt door Harry 'de regenjas' Vermeegen (over uit Florida). In een aantal voorzetten schetste hij het pad tot een topprestatie, lees: hard werken, vertouw niemand (of beter alleen jezelf) en nog meer hard werken!
Een frisse sessie met een duidelijke link naar de interesse van de doelgroep; Performance!
(het nederlands Hockeyteam moest het even ontgelden, want "huilen na een verloren wedstrijd en de scheidsrechter de schuld geven" dat kan toch echt niet. "Feleciteer die spanjool en ga dan weer door."

Cognos klantendag

.... We luisteren op dit moment naar Leah MacMillan, VP Product Marketing van Cognos. Nieuwe onderdelen in Cognos worden toegelicht. Bas BNR van Werven had een mooie opening over fusies (ja, Bus.Obj.) die zelden goed gaan.

Cognos 8.3 is de nieuwe versie, launch begin 2008. 64-bit, real-time, etc.

Cognos kiest haar eigen pad en positioneert zich duidelijk op de Performance markt met Planning, monitoring en rep en analyse.